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致新手小白如何解决采购部门工作效率低、内耗严重的问题

发布时间:2017/12/18 10:53:55

采购,精准采销-万商汇


很多新手小白刚入行不久,不知道如何做好采购工作,最经老板对采购部门盯的比较紧,这些问题我刚做采购的时候也遇到过,碰过很多壁,跳过很多坑,在这我作为一个过来人,为大家分享一下经验作为一个新入行小白如何做好采购工作流程。


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首先你要明白采购员的主要工作内容有哪些?


1、 主动与申购部门联系,核实所购物资的规格、型号、数量、验货时间等,避免差错,按需进货,及时采办保证按时到货。


2、 熟悉市场行情及进货渠道,坚持“货比三家,比质比价,择优选购”的采购原则,努力降低进货成本,严把质量关,杜绝假冒伪劣商品的流入


3、 以搞好“采购供应,保障经营需要”为原则,抓好采购管理,了解公司及下属各企业的物资需求及市场供应情况,掌握酒店有关财务规定以及对物资采购成本、费用资金控制的要求,熟悉各种物资采购计划。


4、 熟悉和掌握本人分管的各种物料的名称、型号、规格、产地、单价、品质及供应商品的厂家、供应商,要准确了解、掌握市场供求即时行情,适时组织采购。


5、 按“谁经手谁负责”的原则,要对本人分管的采购业务的质量、数量、成本负责,要尽可能多渠道采购,降低采购成本,提高采购质量;


6、 及时完成部门下达的各项采购任务,及时保障企业正常经营需求,严格执行酒店采购管理制度,采购均以“物资申购单”为依据。


7、 严格执行公司各项财务制度及规定,并坚持“凭单采购”的原则,购进的一切物资要及时通知收货员及用货部门负责人,按规定办理验收入库手续。共同把好质量、数量关。


8、 服从公司财务监督,遵守公司有关规章制度及员工守则。


以上只是作为一个采购员日常该做的工作流程,接着个大家介绍一下,你作为一个采购员能主动积极做些什么吗呢?


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采购中与采购相关的报表主要有哪些?


根据公司要求不同,报表要求范围也不尽相同.比如:周报表、月报表、季度报表、年度报表。内容也会有所不同.

硬性规定的流通报表一般是:采购定单(含供应商报价单)、采购明细(月报)。其它的如:供应商单价比对报表(季度或年报)、降价比对表(季度或年报)


采购常用表格挺多的,涉及:


    采购需求——供应商选择——确定价格、采购条件确定——采购订单——跟单催货——到货检验、通知、入库等——发票管理——付款——供应商评价——采购绩效管理等等各个环节流程都是需要的。


    相应的有采购申请表、供应商评审表、询价单、供应商管理台账、采购合同、订单、催货单、到货通知单等等,各个公司的做法有所不同,具体情况还是要按照公司的规定来做就不会有什么问题的,以上就是采购的过程中的基本流程,接下来就是我们的重点,也就是采购过程中有哪些难掌握的重点呢?


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采购工作中难掌握的重点和难点是什么


一、企业采购系统工作的重点


在社会化大生产和商品经济环境下,采购是工商企业生产经营活动的重要组成部分。企业对采购的依赖性越来越大,它不仅影响到企业正常的各项经营活动,而且对提高企业竞争能力,降低经营风险以及对企业的各项经济指标的实现都具有极其重要的作用。实践证明,企业采购模式(系统)的科学性和先进性是决定企业生存的关键因素。随着市场竞争的日趋激烈,为扩大市场占有,保持商品价格优势,企业对采购的要求越来越高,重点表现在:


1、随着敏捷制造等先进生产方式的应用,要求采购活动更好地适应企业的经营方式,满足经营活动不断调整的需要,加速采购速度,因此,采购的及时性越来越重要;


2、为了适应市场需求的不断变化,企业在调整引进中不断拓展经营范围,因此,采购准确性的要求日益提高;


3、在价格竞争日益激烈的情况下,企业对降低成本和提高销售利润率等提出了更高的要求,因此,采购成本问题也就越来越引起重视;


4、为了提高企业整体竞争力,要求在整个采购管理中,各个环节相互适应,防止彼此脱节,实现资源整合;


5、市场的开放使地域概念彻底被破除,因此及时准确的信息成为采购的重要源泉。


二、企业采购系统工作难点


相对现代采购模式,在传统的采购模式下,企业行政采购工作存在以下问题:


1、采购过程过多依赖手工作业。采购行为无法形成统一的管理程序,消耗了很多时间成本和人力成本,同时由于反应速度慢,很难及时掌握瞬息变化的产品信息、供应商信息和市场行情,采购供应双方都不能进行有效的信息沟通,而变得相互封锁;


2、同供应商的关系没有客观地衡量标准。面对多变的市场,企业尽管很注重发展战略伙伴联盟,但有些采购人员仍与供应商之间摩擦不断,供需关系是临时的或短期的合作关系,而且竞争多于合作,企业缺乏发展新的合格供应商的渠道,即使找到新的合格供应商,实现供应商转换的成本也比较高;


3、采购方式单一。传统采购难以实现根据不同的商品采用不同的采购方式,因此,企业难以利用适当的采购策略来获得更多的价格折扣,降低采购商品的价格;


4、采购流程与开销不合理。采购流程层层审批,过于繁琐,采购信息不共享,经常存在独立采购和未经批准采购的现象,采购过程不透明,人为因素难以排除,从而导致采购效率低下;


5、企业的采购数据难以汇总分析。由于采购缺乏系统的管理和控制,因此难以进行前瞻性采购,而且不利于预测和控制采购中突发问题,不利于安全库存的控制。


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