万商汇

采购商相关资讯

如何做到精准采购?精准采购的五个步骤-万商汇批发采购

发布时间:2018/1/4 14:31:24

如何做到精准采购?精准采购的五个步骤


如何自动化采购过程对供应商的自动化提供了重要的好处:简化订单处理、增加合同遵从性、提高订单准确性和缩短周期时间。在本系列的第一部分中,我展示了采购自动化如何帮助简化订单处理,并跟踪第二部分,其中我写了关于采购自动化在增加合同遵从性方面的角色。今天,我将讨论采购自动化如何提高订单的准确性。


使用自动化简化采购可以显著减少与手工排序过程相关的昂贵错误。你的公司的最终用户可以确信他们订购了他们想要订购的产品,而不是因为收到错误的产品而感到压力。我们的研究表明,自动化采购流程可以通过避免成本高昂的重复订单、遗漏和人为干预造成的其他错误,将订单错误降低多达83%。随着订单错误的减少,在返回、交换和手工核实订单收据上花费的采购工时的10分钟可以被释放,用于更高的价值活动。


一个拥有“计算机”的手工采购订单,没有其他特征的产品,肯定会增加花费在这个订单上的时间,同时也增加了错误的产品交付的机会。这是一个桌面吗?这是一个笔记本电脑吗?需要多大的硬盘或内存?高度可配置的产品,比如计算机,需要智能数据来帮助系统解密计算机的具体配置。顾客只要打到他们的供应商目录并选择他们所需要的精确产品,就会大大增加准确的订单和正确的产品被运送的机会。供应商目录上的产品是用智能数据定义的,例如一个报价号码或一个购物车标识符,这些数据在供应商的电子商务系统和客户的ERP之间来回传输。因此,在任何时候,供应商都知道客户正在订购什么产品,订单输入错误的几率大大降低。

采购自动化也可以将发票错误减少多达37%,这对应付帐款部门来说是很重要的。总的来说,通过剔除手工订单和发票上的不准确定价,以及在当今世界利润微薄的情况下,可以实现1%的成本节约,这就等同于对盈利能力产生重大影响。
因此,不要让把战略供应商整合到你的ERP系统中的任务将你淹没。依靠供应商的知识和经验来帮助你。

有效的采购计划三大好处


采购计划是采购人员预先拟定一项安排的过程,该安排是关于在某一特定时期内如何进行采购的计划。该计划考虑要采购的东西(货物、工程或服务)、根据规定的阈值使用的采购方法,以及何时以及如何进行处理步骤。

有效的采购计划对于采购目标的执行是至关重要的,原因如下:


一个有效的计划可以节省时间和金钱
有效的计划是实现实体目标的渠道
有效的计划确保了遵守监管政策
一项有效的计划提供了一个框架,指导采购干事完成他们的任务和职责。


第一,当采购人员在一个财政年度开始前概述其采购活动时,这个过程提供了一种有组织的方式,从而节省了时间和金钱。这种情况发生时,在采购合同包时,也遵循了时间表,在使用法律所规定的正确程序以确保透明度和竞争力时,也会有耐心。有些人可能会认为,这一过程会导致采购活动放缓;但是,想象一下以草率的方式进行采购,不考虑法律所要求的处理步骤,最后以不受欢迎、不可靠、不耐用和昂贵的项目告终;结果是政府损失,很可能在不远的将来再购买类似的物品,从而消耗你宝贵的时间和资源。

第二,在利用有效的采购计划时,实现实体的采购目标。采购的每个合同包对采购实体的一般目标和目标有直接或间接的影响。事实上,各种公共采购实体的具体目标与利比里亚政府的国家目标和目标密切相关。各部委、公共机构、委员会和机构在实现千年发展目标(千年发展目标)和减贫战略(PRS)“解除利比里亚”这两个目标方面都是支持的基础。考虑到这一点,当制定采购计划时,从业人员必须考虑这些购买对这些货物、工程和服务使用者的影响。如果该实体的目标是建设现代化的道路、学校、医院;让我们实现更高素养、更好的基础设施建设和更健康的社会的目标。

第三,《公共采购与特许法》于2005年通过,以规范公共采购实体执行采购活动。除了在这些实体设立采购结构外,从业人员还必须在所有采购事务中遵守采购法律。制定有效的采购计划是实现这一任务的第一步。任何公共采购实体都不符合PPCA的规定,如果该实体不履行其每年制定有效计划的责任。一项有效的计划使实体能够按照逐步实施的步骤,在一般审计委员会的审计、公共采购和特许权委员会的采购审计和其他监测活动中,以令人满意的合规水平进行会议;这些PPCC年初审查和批准的采购实体的计划也为在财政期间执行的实际采购的测量提供了蓝本。
最后,一项有效的计划提供了一个框架,指导采购干事完成其任务和职责。没有计划的从业人员已经计划失败。当个人在执行其职能时使用有效的采购计划时,他们更有组织、有效和有效地影响其组织的积极变化和增长。这种增长和变化使采购干事在履行分配给他的办公室的职责和责任方面具有相关性和可靠性,从而产生必要的措施,为实现2005年《采购法》的精神和意图提供基础。

有效采购的五个步骤

今天许多公司都在寻找目标和主动行动的结合,以确保其采购业务是有效的。这些目标是为了满足现在和将来的要求。通常,这些目标仅仅是通过考虑在前一段期间取得的成功或从公共领域中考虑一些最佳实践的结果来构建的。
所需要的是一份关于任何采购职能的目标清单,这将提高效率。必须从过多的选项中选择这个列表,包括那些在采购出版物中包含的选项。但是,一些需要考虑的项目,但是来自采购文献之外,事实上,可以从在其他职能中成功地应用到采购领域中来决定。
根据实际的应用程序,以及在咨询领域的10年以上的观察结果,该列表包含了5个关键要素:


客户服务

供应商绩效

人的能力

成本绩效

未来方向设置


正如我所看到的,所有这些要素都必须存在于一个特定的采购操作中才能取得成功。所有的要素都可以适用于任何行业的采购部门,并且可以成功地适用于任何类型的公司结构和公司规模。可以用金字塔来描述这些元素,它从逻辑上开始于人的能力,并最终为组织确定未来的方向。金字塔在下面显示:

总之,任何采购部门经理如果将这五个要素应用到他们的操作中,就可以成功。
本文的结余将涉及这五个要素的具体方面,包括成功的应用程序和最佳实践。

人的能力


如果没有合适的技能和能力,采购部门将无法参与组织的主要活动,满足用户的需求。因此,从长远来看,人力资源的质量将会极大地影响采购运作是否有效。
对人员能力的评估从满足业务需要的资源类型的定义开始。需要什么样的管理?操作会分散吗?公司将在哪里做出决策?什么类型的采购将会被完成,什么是关键的计划要完成?需要什么技能来完成用户的期望?
评估可以通过使用一个矩阵来定义职位和所需的技能,例如Bose公司所使用的。该矩阵用于定义培训和开发需求。
这些信息可用于定义职位描述、招聘或晋升决策,或制定适当的培训。关键的后续活动是使用矩阵来评估当前的组织和人员。缺陷可以被识别,而行动计划,无论是组织的还是培训的,都可以实施。
这个信息对于其他用途来说是很理想的
制定年度预算
建立新的招聘计划
描述对促进性的要求
建议管理约束和状态。

客户服务


无论你如何看待采购的价值,它仍然是服务功能。如果没有销售,外部供应商就不会购买任何东西。此外,没有设计,产品或服务无法进入市场。最后,在没有设备停机的情况下,就不需要加快零件的采购。但我所看到的是客户服务意识的缺失,既有内部的,也有外部的。
在培训课程中,我听到了客户抱怨来自外部客户的仓促要求和内部客户的特殊要求。关于工程要求一个特殊的供应商或部分难以提供的没完没了的抱怨。这不是处理采购任务的一种可接受的方式。事实上,采购的核心竞争力之一就是客户服务导向。因此,应该采取适当的措施,以衡量采购的整体表现,以及工作人员的表现。
这些措施可能包括:
征用周转时间
供应商绩效
响应性购买人员
供应商的周转时间
管理改善
由于采购显然提供了一项服务,因此必须对每个内部用户的需求和期望进行识别和评估。必须开发对需求的严格描述,用户应该承认这些需求的完整性。潜在的关注领域包括:
周期时间进行处理
替代的能力
符合预算
信息和反馈
跟踪机制
要遵守的政策和程序
在开发客户需求的过程中,评估用于完成购买事务的关键流程是非常有益的。这将意味着某种程度的持续改进和流程的采购流程,也许是在用户的帮助下。
供应商也是采购的客户,因为他们收到规格,RFQs,政策,和正在进行的方向。他们还提供改进的想法和建议。确定客户需求程度的方法之一是定期进行用户和供应商满意度调查。本田(Honda)、普惠(Pratt & Whitney)和福克斯波罗(Foxboro)在要求供应商反馈时收到了非常好的反馈。Otis和Carrier甚至要求供应商提供关于完成供应商评估和审核的意见。
使用这些类型的反馈机制提供了一种独立的、常规的方式来接收客户的输入,从而可以实现改进。例如,本田通过审查以下问题的答案来评估其对供应商的服务:

客户调查形式


目的:确定关注的领域,随着改进,可以加强供应商客户关系
你相信这家公司的以下联络点吗?
沟通是否清楚、及时?
质量期望的沟通有多好?
公司在持续改进方面的合作有多好?
商定的付款条件如何达成?
价格和条款如何反映客户的总成本、提供的服务、共同的改进目标和共享繁荣?
公司在先进产品或工艺技术上的合作有多好?
公司与所有其他客户的整体比较如何?
在过去的一两年里,请您对您的总体经验进行评价。他们是改善吗?以什么速度?
你最希望看到的是哪一种或两种改变能让你的两个人受益?在哪些领域会取得最大的效益(例如质量、成本、技术进步、对他们的能力的奉献等等)?
领先的公司要求他们的用户和客户参与解决服务问题和测量行动计划的结果。解决冲突的有效方法也应该放在处理冲突的地方,例如当工程师希望在新产品设计中使用零件时,必须利用采购过程或遵守采购政策和程序。


供应商的表现


一个采购部门,在某种程度上,只能像它管理的供应商那样有效。毕竟,采购最终决定了选定供应商的购买决策,他们必须确保供应商满足用户的需求。
确保供应商性能满足用户需求的最初步骤之一是将实际措施与这些需求相一致。通过这种方式,采购可以评估顾客满意的原因和效果。例如,通过认证的供应商数量,从而允许供应商直接运输到库存中,可以明确地解决需求形成的质量区域,从而必须消除进货检验,供应商质量必须提高。另一个例子是,当用户期望快速或准时交付时,供应商可以从订单的时间开始或周期时间。
一旦建立了这些措施,也许在用户参与的情况下,采购可以确保在关键措施中发生供应商改进。在这方面有许多很好的采购做法的例子。这些包括:
摩托罗拉的供应商业绩为200ppm
杜邦的采购和供应商措施
盟军信号的供应商改进过程
杜邦公司的措施是非常全面的,跟踪一个或一个客户的需求。这些措施的例子如下:


产品质量
符合材料的要求
SPC的证据
持续改进
质量计划


使用价值
价格行为
价格竞争力
库存管理
是否适合使用


服务
参与的措施
订单处理和发票
交付和时间表
包装
安全和环境


供应商的能力和技术
销售/技术服务
研发资源的应用程序
交付和时间表
包装


联合信号有一个改进供应商表现的过程,作为其跨职能努力的一部分,以改进整体的部门绩效。这一过程反映如下:
(本文件只提供纯文字格式的图片)
采购应确保将足够的资源应用于供应商改进的任务。在不消耗资源的情况下,采购将无法达到支持企业目标所需的供应商绩效水平。


成本的性能


在某些方面,金字塔下部的努力的结果将推动成本的表现,但它们是衡量和描述的。同样,成本绩效应该以一种有意义的方式进行跟踪和度量。例如,标准成本措施,尽管是对金融共同体的回应,长期以来被认为是衡量采购成本的一个很差的指标,但许多组织使用某种形式的这种措施来建立产品成本、价格和盈利能力。
许多采购部门正在评估一种更广泛的方式来跟踪成本表现,例如总成本。这些采购组织发现,虽然总成本措施难以建立和维持,但它们是全面供应和采购工作的真正衡量标准,考虑到下列项目:
供应商质量和交货性能
付款条件
运费和包装
工具
保修成本
货币
这些总费用措施可用于以下方面的采购过程:
资格-选择-奖励措施-报告
艾伦-布拉德利为其供应商建立了一个平衡的成本记分卡。每个月,供应商都会收到一份报告,该报告描述了他们的糟糕表现给公司带来了多少损失,该报告基于1000美元的购买。该信息用于确定每个供应商的绩效差距并建立改进计划。
Digital和Pratt&Whitney也采用了一种平衡的方法来选择供应商,并使用基于供应商交付和质量表现的加权规模来衡量采购的有效性。如前所述,这些系统很难建立和维护,但它们确实提供了更准确的采购性能,并可用于供应商改进活动。


未来的方向。
一旦确定了前四个领域的数据,就可以确定采购部门的未来方向。正如以前所提出的,采购战略应以本组织的总体战略为基础,并考虑到采购领域和供应商的长处和弱点。
霍尼韦尔(Honeywell)的一个部门利用供应商联盟(Supplier Alliance)的过程,与供应商进行了合作,该过程跟踪公司的目标。超过44个供应商参与了这个项目,关键要素是JIT交付,供应商在工厂,以及早期供应商参与产品开发过程。
索尼公司开发了一种供应管理方法,该方法是围绕选择供应商的过程设计的。他们寻找供应商的长期能力,满足或超过质量期望的能力,在产量增加时保持质量,并承诺减少货物和服务的总成本。
另一个例子是Gilbarco使用的供应商策略。他们试图通过与单一来源供应商建立伙伴关系并达到最低的总成本来转移到世界级的供应商。
选择未来的方向将管理组织、能力、措施和组织的表现。一些采购部门可以利用从金字塔底层收集来的数据,从地面上发展方向。其他人可以利用他们的组织来建立未来的方向,但是你肯定需要两个因素来获得成功。


在总结。
如果采用系统的方法进行改进,采购是有效的。他们可以使用的工具之一是在确定的矩阵中显示的五个步骤。每一个增量的元素都有助于实现采购的成功。通过跟踪每个确定的元素,采购可以制定改进的行动计划,向组织传达当前和未来的目标,度量它们的性能,并满足用户的目标。这种方法是由世界一流的工作表现出来的,可以用于任何行业或组织。


本文由万商汇编辑总结,万商汇,一站式采购批发平台


相关文章推荐:如何批发采购工艺品?


常见问题