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万商汇推出批发采购管理系统如何提高效率?-万商汇批发网

发布时间:2018/1/10 11:09:14

万商汇万商汇推出批发采购管理系统如何提高效率?如何让您的采购更轻松?让您降低成本稳赚不亏?这样的话题一直是老生常谈哈,现在就给大家分享一波福利,希望能帮助大家,如何能做到呢?传统的采购管理方式是零散、本能式的工作状态,给企业带来了较大的采购局限。如何提高企业采购效率,降低采购成本是每一位采购经理需要解决的问题。众多企业均上线采购管理系统,希望借助信息化技术提高企业采购管理水平,降低采购成本。那么,采购管理系统如何提高企业采购管理效率呢?


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1、明确的采购目标、政策和任务


采购政策是规范员工工作准则和标准,建立政策是实现采购目标的保证。采购目标是采购工作人员工作的方向和要求,在采购管理系统中,项目经理跟进系统提供的各种相关数据,综合各方面的要求后,快速拟定可实现的采购指标,并做好量化和优化。通过系统清晰采购目标、政策和任务,规范员工工作流程,自主性的展开工作,提高工作效率。


2、规范化和流程化采购过程


采购设计的部门较广,包括销售部、生产部、物流、仓储、财务、研发等部门,做好与各部门的协同工作是尤为重要的。采购管理系统通过内部建立好的采购流程,可有效关联相关部门,规范化采购流程,提高采购过程中的沟通能力,制定与其他部门共同合作的流程,并在以后的工作实践中不断完善优化。


3、提高员工采购技能


采购管理系统内有完整的采购流程,通过系统的指引,可有效提高员工的工作效率,避免员工凭感觉做事。通过采购管理系统,员工可根据数据分析供应市场,分析供应商情况,管理供应商关系,分析采购原料的成本和供货周期情况等,有效提高员工的专业采购知识和技能,从而为企业提供高效的工作方案。
8Manage 采购管理系统自动化战略寻源过程来增强采购智能并提升谈判效力,突破了传统的手工采购的局限,系统能够提供详细的供应商信息,能够基准价货比多家甄选合适的供应商,可有效提高企业采购管理效率。并且,8Manage 采购管理系统能够实时连接销售、生产、仓储实时数据信息,根据数据统计并反馈到系统中,方便采购管理者分析销售情况并及时补给仓储,满足企业销售生产的需要。


以上是我给大家总结编辑的小知识,接下来我们就要上干货了,说重点知识了,您别走开接着看。


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这十三个采购询价窍门,不得不说太实用啦!


询价(Request for Quotation)”是采购人员在作业流程上的一个必要阶段。在接到请购单、了解目前库存状况及采购预算后,通常最直接的反映就是马上联络供应商。如果这是常态性的采购,需求的形态又是属于标准零件,对于供应商来说比较不会有问题。


但是在新产品开发时,对于那些不属于标准品的部分,询价的时候就必须要特别注意是否有提供供应商足够的资料,来方便其报价作业。为了避免日后造成采购与供应商各说各话,以及在品质认知上的差异,对于询价时所应提供资料的准备上就不能马虎。因为完整及正确的询价文件可帮助供应商在最短的时间提出正确、有效的报价。企办君建议,一个完整的询价文件至少应该考虑包括下列几个主要的部分。 


01、询价项目的“品名”与“料号”首先,询价项目的“品名”以及“料号”是在询价单上所应必备的最基本资料。供应商必须知道如何来称呼所报价的产品,这即是所谓的“品名”以及其所代表的“料号”,这也是买卖双方在日后进行后续追踪时的一个快速查办以及检索的依据。“料号”因为在每一客户中有其独特的代表性,在使用上要特别注意其正确性。有些大型公司的“料号”动辄多达十多个位数,其中更包括有数字及英文字母在内。“料号”中一个位数的不同可能就是版本的不同,甚至可能变成另一个产品的“料号”。品名的书写应尽量能从其字面上可以看出产品的特性与种类为佳。


02、询价项目的“数量”通常供应商在报价时都需要知道买方的需求量,这是因为采购量的多寡会影响到价格的计算。数量资讯的提供通常包括“年需求量”、“季需求量”甚至“月需求量”;“不同等级的需求数量”,如数量为500K,1M,3M等等;每一次下单的大约“订购数量”";或产品“生命周期的总需求量”。除了让供应商了解需求量及采购的形态外,也可同时让供应商分析其自身产能是否能应付买方的需求。


在询价时买方通常都有一个通病,那就是怕量少而无法得到好价格,便把需求量或采购量予以“膨胀”。此时,虽然采购能够获得短期的利益,就算拿到了量产的价格,如果在真正进行采购后,无法达到报价的预期数量时,供应商不是提高价格,便是在其他方面减少对客户的服务,或停止供应,到头来得不偿失的还是自己。因此,对需求量的资讯应很实在的与供应商沟通,同时采购也可拿出市场预测来说服供应商,如此才能达到长期配合、持续供货的目的。


03、询价项目的“规格书”规格书是一个描述采购产品品质的工具,应包括最“新版本”的工程图面、测试规格、材料规格、样品、色板等有助于供应商报价的一切资讯。工程图面必须是最新版本,如果图面只能用于估价也应一并在询价时注明。  若工程图面可以利用电子档案方式提供,则必须向供应商询问其接受的程度,在提供时应注意以国际共通的档案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等,以方便供应商转换图档。不过,在利用电子邮件传递档案的同时,最好也同时提供一份清楚绘在图纸上的工程图面,以避免在档案传递时所可能发生的资料误失。


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04、询价项目的“品质”要求表达询价项目品质规范要求的方式有许多种,通常可以使用以下几种方式呈现。采购人员很难单独使用一种方式便能完整表达对产品或服务的品质要求,应该依照产品或服务的不同特性,综合使用数种方式来进行。


A、品牌(Brand or Trade Names):一般而言,使用品牌的产品对采购而言是最轻松容易的,不仅能节省采购时间、降低采购花费,也同时能降低品质检验的手续,因为只需确认产品的标示即可。不过,具有品牌的产品其价格通常也比较高,购买数量不多时使用品牌方式采购反而比较有利。

B、或同级品("Or Equal"):其意义指的是具有能达到相同功能的产品,决定是否允许使用可替代的同级品报价也应在询价时注明,同级品的确认使用必须要得到使用单位的接受。

C、商业标准(Commercial Standard):商业标准对于产品的尺寸、材料、化学成分、制造工艺等等……,都有一个共通的完整描述。对于一般标准零件如螺丝、螺帽、电子零组件,使用商业标准可以免除对品质上的误解。

D、材料与制造方法规格(Material or Method-of-Manufacture Specification):当对材料或制造方法有特定的要求时,必须注明其适用的标准。如果要求注明为DIN欧规时,其相对应的CNS或JIS规格也最好能予以注明。

E、性能或功能规格(Performance or Function Specification):此类型规格较常用于采购高科技产品以及供应商先期参与(Early Supplier Involvement, ESI)的情况中。供应商只被告知产品所需要达到的性能或功能,至于如何去制做方能达到要求的细节部分,则留给供应商来解决。

F、工程蓝图(Engineering Drawing):工程蓝图是最能用来描述所需要产品品质,其内容除了必须要清晰外,对尺寸公差单位的精确性也不能忽略。

G、样品(Sample):这是一种懒人的作法,样品的提供对供应商了解买方的需求有很大的帮助,尤其是对颜色、规格、工艺、材料,在用于有市场等级要求的产品上比较普遍。

H、操作说明书(Statement Of Work,SOW):主要使用于采购服务项目类如机器设备的维护,安装操作等,一份完整的操作说明书除了应该简单明了外,对于所应达到的工作品质也应尽量以量化的方式来规范。操作说明书的内容必须能保障买方能获得满意的服务,也同时要能保留足够的弹性,让供应商来发挥创造工作上的附加价值。


05、询价项目的“报价基础”要求“报价基础”通常包括报价的“币值”与“贸易条件”,国内买卖比较单纯,通常都以人民币(RMB)交易,贸易条件不是以“出厂价”就是以“到厂价(运费是否内含则另议)”来计算。


06、买方的“付款条件”有关付款条件,虽然买卖双方都有各自的公司政策,买方希望付款时间愈晚愈好。相反,卖方当然是认为愈早愈好。买方有义务让卖方了解其公司内部的标准付款条件,卖方也可在报价时提出其不同的要求,最后的付款条件则需买卖双方经协议后所订定。在情况处于买方市场时,在竞争性市场中供给超过需求,货品和劳务可容易地被取得,商业的经济力量倾向于导致价格接近于采购的预估价值,买方通常能以较优的付款条件来要求卖方配合,如“记帐方式(O/A)”,T/T60天甚至90天。但处于卖方市场,因为需求超过供给甚多,情况则恰好相反。卖方一般会选择较短的付款期来要求买方,如选择“货到付款(Cash on Delivery,C.O.D)”或“预付货款(T/T in advance)”。 


07、询价项目的“交期”要求交期的要求包括买方对采购产品需要的时间,以及卖方需要多少时间来准备样品、第一批小量生产,及正常时间下单生产所需要的时间。供应商虽然可依买方的要求来配合,不过交期的长短关系跟着采购产品的价格,买方应视实际需要来提出要求,而非一味的追求“及时供货(Just in Time,JIT)”。


08、询价项目的“包装”要求包装方式在供应商估算价格时占有很大的一个比重,除了形状特殊或体积庞大的客户订制品外,供应商对于包装都有其使用的标准纸盒、纸箱以及纸板等包装材料。如果没有另外提出特殊的包装要求,供应商都会以其标准的包装方式来进行估价。有时也不会在报价单上详细注明其标准的包装方式,此时采购如果不去察觉,日后再追加包装要求,不仅时间被拖延,对于比价的作业也会造成不利的影响。此外,供应商在了解买方的包装要求后,也可提供建议是否能考虑采用标准包装,或以拼货拼柜的方式来降低出货成本。 


09、“运送地点”与“交货方式”运送地点的国家、城市、地址及联络电话与传真都必须要清楚的告诉供应商。国内买卖的交货方式常以铁路、公路为主。如果要求卖方来以CIF报价,无论海运或空运,运输费与保险费当然由卖方来负担。随运送距离的远近会有不同的计费方式,除非买方指定空运,供应商通常以海运为基础报价,因为海运是最经济的一种交货方式。 


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10、询价项目的“售后服务”与“保证期限”要求在采购一些生产机器设备如电焊台、塑胶成型机、测试仪器、SMT设备等时,供应商一般都会提供基本的售后服务与保证期限。如果此时有特殊的要求,例如要求延长保证期限,或改变售后服务的内容等等,因其牵涉到采购“总持有成本(Total Cost of Ownership, TCO)”。


11、供应商的“报价到期日”为了方便采购比价作业的时程,报价的到期日应该让供应商有所了解,对于较复杂的产品,应该给予供应商足够的时间来进行估价。


12、“保密协定”的签署文件在一些新产品开发的询价上,由于牵涉到业务机密的缘故,在对外询价时为了不让竞争对手知道而错失商机,会进一步让供应商签署一份“保密协定(Non Disclosure Agreement, NDA)”的文件,要求供应商在规范的年限内不能将新产品计划的名称、采购数量预测、询价的技术要求、规格、蓝图等等资料向任何外界透露。


13、重要人员的姓名及联络电话将“采购人员”与“技术人员”的姓名及联络电话告诉供应商,并不是要主动暗示供应商有什么暗盘的需要,那是因为如果采购的项目复杂且具技术性,则最好附上技术人员的姓名及公司联络电话以供其咨询,以澄清规格要求上的任何问题。


联络电话号码以公司的电话为宜,尽量避免给予采购人员或技术人员家里或私人的电话号码,以防止供应商可能在私底下互相授受,有瓜田李下的嫌疑。但是由于科技的进步,行动电话、e-mail的使用变得愈来愈普遍,采购人员在很难避免与供应商单独联络的情况下,采购人员的个人品德操守也是应该时时自我提高警惕注意的!


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