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什么是采购&如何计划项目采购?-万商汇批发采购

发布时间:2018/1/10 14:33:52

什么是采购&如何计划项目采购?


计划项目采购的4个步骤。

在传统的项目采购中,一个计划良好的商业采购过程的目标是为了满足内部需求而获得货物和服务。通过实现这一目标公司简化业务活动,降低原材料成本,并实行更好的供应管理。在项目管理方面,采购活动包括探索最合算的方式,在现有资金和时间框架内为项目团队提供所需的产品和服务。要认识到这个过程是如何规划的,首先我们必须了解什么是采购,以及确定项目的采购需求和确定潜在卖方的基本步骤。

什么是采购-万商汇采购

采购是什么?常见的定义
基本上,采购指的是一个组织通过购买或制造的商品和服务来实现其特定的业务操作。它是企业管理框架的一个重要组成部分,它允许公司为成功的业务功能提供所需的所有项目。
显然,采购可以被定义为一种为了某个目的重复多次的过程。与任何其他过程一样,采购也意味着消耗一定的资源,将可用的输入转换为所需的输出。例如,购买一辆汽车的备件包括投资货币资源和使用可用的机械技能和时间来安装零件和修理汽车。另一个例子是,一个组织获得建筑材料,并在建筑工程中涉及到工人来建造一个延伸。
通过有效和有效地管理采购决策,一个企业组织可以:
支持业务需求
有效和有效地管理供应基地。
与其他业务流程和功能建立牢固的关系。
将购买策略整合到组织目标和目标中。
在项目管理中定义采购过程。
为了成功完成,项目需要特定的产品和/或服务(称为“采购项目”),必须根据项目需求定义和指定,并按时交付。通过在项目规划阶段定义合适的采购活动,并确保按时完成交付,项目经理(PM)向团队提供了他们需要的所有项目,以产生可交付成果,并将项目推进到成功完成。以下是项目管理中的采购:
项目采购的过程是指在整个项目生命周期内进行的一系列步骤和程序,以从外部供应商获得所需的项目,或通过涉及适当的能力在组织内部生产部分或全部这些项目。它决定了一种定义采购需求、管理采购和与供应商打交道的方法,以确保项目性能的期望水平。

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什么是项目管理中的采购?

过程的参与者
这个过程要求项目经理和其他利益相关方计划和管理来自外部采购人员的订单、付款、收据、审查和证明。然而,如果一个组织有自己的制造能力,项目可以在内部(或从项目外部)进行,部分(或不完全)参与外部资源。
以下是项目采购活动的主要参与者:
项目经理(PM),负责计划和控制采购和收购的最终责任。
采购(合同)部门,与团队、执行者和供应商达成协议,使项目跨越采购周期。
采购办公室,负责规划和领导采购,供应管理和交付控制。这个执行报告直接向PM报告。
制造部门,在内部生产必要的项目,没有供应商参与。
供应商,采购必要的产品和服务。
团队成员,他们帮助PM计划采购和使用和消费项目的项目实施。
提供技术和市场咨询的专家。
请注意,不需要将所有这些角色都包含在项目中。在实践中,只有几个角色可以在项目参与者之间分配(例如:PM、采购部门、团队和供应商)。


计划项目采购4个步骤。

采购过程规划的目的是确定和确定一个给定项目的采购需求,并制定管理合同和采购订单的预定行动方针。与采购与合同部(主要是部门主管)合作的PM负责在早期阶段规划过程,并在整个项目生命周期内为所有采购活动提供监督和管理。该管理人员需要与部门、项目团队、PMO、供应商和其他关键参与者合作,制定采购管理计划并跟踪过程。
根据传统流程(由PMI定义),采购管理计划是项目管理总体计划层次的一个附属计划,它定义了项目需要获得什么,以及如何按照规范交付产品和服务。该文件还决定了如何通过项目生命周期管理采购活动,从开始接触和开发相关文档,通过管理产品交付和与选定的供应商和承包商达成协议。以下是回答“什么是项目采购”和如何计划采购的关键步骤:

计划采购项目-万商汇采购

规划项目采购的基本步骤。


步骤1。列出要采购的项目


首先,PM与团队召开会议,讨论可能的采购需求,并列出成功完成工作所需的项目(产品和服务)。会议帮助经理从团队中获得关于时间线和初步规范的专家判断。然后执行人员将项目列表传递给PMO进行修改和批准。项目批准后,将清单提交采购部门,由采购部决定采购或生产所需产品/服务的方式。当部门决定最适当的采购方法和报告时,步骤就结束了。


步骤2。为选择供应商制定决策标准


通常,有许多潜在的供应商可以满足采购需求并提供项目所需的项目,但是他们在不同的条款和条件下交付货物和服务。因此,我们面临的挑战是分析市场,并决定哪些供应商将在规定的时间内,以合理的成本采购必要的产品。
这个挑战可以通过制定决策标准来解决,这将有助于做出最佳选择。对于不同的组织,决策标准不能是相同的,因为每个组织都为他们的项目设置了采购和采购的具体定义。因此,项目经理应与采购和合同部门和PMO(或另一个治理机构)紧密合作,就选择和授予他们项目的最佳采购合同的标准达成一致。
举个例子,这里有几个可以帮助确定决策标准的因素:
附表遵从性(供应商能够按照交付计划采购所有项目)
质量(所有项目符合购买合同中规定的质量要求)
成本(交货成本合理,不超过预期成本)
过去的性能(我们过去和供应商打交道,性能很好,所以这次与同一供应商合作的可能性更高)


步骤3。处理拉皮条者


一旦决定标准在之前的步骤中确定,现在部门可以开始与满足标准的供应商进行协商,并且可以在最有利的选项下交付采购项目。部门主管需要定期与项目经理开会,汇报谈判情况,并审查每项采购项目的进展情况。这些会议还有助于确保每个项目符合规范中规定的要求,并按照项目采购计划交付。如果采购人员能够满足新条款,交货和时间表上的任何延误都可以提前预防,并且在货物装运前,对规格要求的修改可以“在飞机上”进行。
如果交货失败或采购产品不符合规范,PM需要与团队一起确定什么产品/服务应该被另外订购,以及在什么时间框架内。项目时间表应进行相应的修改和修正。然后,部门需要与现有的采购人员或新承包商就额外的规格和新时机进行沟通。一旦这些问题解决了,部门主管需要向PM报告新的交货时间表。


步骤4。衡量采购活动的绩效


性能指标允许决策者决定他们的项目是否在采购活动中保持日程。使用这样的指标为确定需要改进采购计划的地方和原因铺平了道路。还可以对供应商性能进行分析,以检查当前销售商的性能数据,然后在未来的项目中使用这些数据作为决策标准(例如“过去性能”标准)。
采购部门负责测量项目采购性能,并将性能数据报告给PM。

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